Compliance

Das öffentliche Beschwerde- und Meldeverfahren ist für jeden zugänglich, einschließlich für: 

• alle Mitarbeitenden der TDK Electronics Gruppe weltweit, inklusive aller Geschäftsbereiche sowie Tochter- und Vertriebsgesellschaften;
• alle Mitarbeitenden der TDK-Gesellschaften und Standorte außerhalb der TDK Electronics Gruppe mit Sitz in der Region EMEA, (z.B. TDK-Lambda und InvenSense-Gesellschaften);
• außerhalb von TDK stehende Dritte, (z.B. Organisationen, Lieferanten, Beauftragte und sonstigen Personen, die von unternehmerischen Aktivitäten der TDK betroffen sind). 

Gemeldet werden kann jeder Verstoß gegen geltende Gesetze oder unternehmensinterne Regelungen sowie entsprechende Verdachtsfälle. Der Verdacht kann sich gegen einzelne Mitarbeitende richten, oder im Zusammenhang mit einem Geschäft der TDK stehen. Hinweisgebende Personen sollen keine eigene Untersuchung vornehmen, um festzustellen, ob ein Verdachtsfall einen Verstoß gegen Gesetze oder unternehmensinterne Regelungen begründet. TDK erwartet von hinweisgebenden Personen, dass sie nicht absichtlich und/oder wissentlich unwahre Meldungen abgeben, sondern nach bestem Wissen und in gutem Glauben handeln und Meldungen übermitteln, von deren Richtigkeit sie überzeugt sind.

Gemeldet werden können insbesondere: 

• Verstöße gegen Menschenrechte 
• Verstöße gegen Umwelt-, Gesundheits- und Sicherheitsvorschriften
• Wettbewerbswidriges Verhalten
• Korruption und Bestechung 
• Informationssicherheit 
• Missbrauch von Unternehmenseigentum 
• Exportkontrollverstöße 
• Diebstahl, Betrug, Unterschlagung und Geldwäsche 
• Interessenkonflikte 
• Sonstiges Fehlverhalten (z.B. Diskriminierung, Belästigung) 

Mitarbeitende können Verstöße immer direkt bei ihrer Führungskraft melden. Darüber hinaus gibt es verschiedene Meldewege, die Mitarbeitende und Dritte für Meldungen nutzen können.

Diese Meldekanäle werden in den folgenden Abschnitten ausführlicher beschrieben.

TDK Electronics hat ein Online-Whistleblowing-Portal eingerichtet. Über dieses Portal werden elektronische Meldungen in verschiedenen Sprachen rund um die Uhr an sieben Tagen in der Woche entgegengenommen. Das Online-Whistleblowing-Portal wird von einem unabhängigen Betreiber betreut. Die Daten werden auf geschützten Servern in Deutschland gespeichert. Der Zugriff, die inhaltliche Bewertung sowie die Bearbeitung von Beschwerden oder Meldungen ist ausschließlich wenigen ausgewählten Compliance-Mitarbeitern der TDK Electronics vorbehalten. 

Durch die Vergabe eines Passworts und eines individuellen Schlüsselcodes kann der Hinweisgeber jederzeit auf die Meldung zugreifen. Diese Vorgehensweise ermöglicht die weitere Kommunikation zwischen Compliance-Mitarbeiter und Hinweisgeber – auf Wunsch auch anonym. 

Online-Whistleblowing-Portal

Alle Meldungen werden selbstverständlich vertraulich behandelt. Die vertrauliche Behandlung der Meldung und der Identität von hinweisgebenden Personen sind für TDK Electronics besonders wichtig. 

Meldungen werden nach einem strikten ‘Need-to-Know’-Prinzip behandelt. Dies gewährleistet, dass ein möglichst kleiner Personenkreis mit der Bearbeitung der Meldungen befasst ist. TDK Electronics wird, sofern gewünscht, die Anonymität der hinweisgebenden Person während der gesamten Dauer des Verfahrens achten und gewährleisten, es sei denn: 

• die hinweisgebende Person stimmt der Offenlegung der Identität und/oder der Meldung zu;
• die Offenlegung ist für die Einhaltung einer gesetzlichen Verpflichtung oder gegenüber Behörden seitens der TDK Electronics erforderlich;
• die Offenlegung wird seitens der TDK Electronics im Rahmen der Zusammenarbeit mit Behörden vorgenommen. 

Meldungen können ohne Nennung des Namens bzw. der Identität abgegeben werden. Das Online-Whistleblowing-Portal enthält spezifische technische Vorkehrungen, um die Anonymität der meldenden Personen sicherzustellen. Die Anonymität kann allerdings nur gewährleistet werden, wenn die hinweisgebende Person keine Angaben macht, die einen Rückschluss auf ihre Identität zulassen. 

Personen, die in gutem Glauben Meldungen einreichen, dürfen dafür nicht bestraft, diskriminiert oder in sonstiger Weise benachteiligt werden. Dabei spielt es keine Rolle, ob sich die übermittelten Informationen letztlich vollständig als wahr erweisen oder nicht. 

Wenn die hinweisgebende Person den Eindruck hat, dass sie aufgrund ihrer Meldung Diskriminierungen, Repressalien oder sonstige Beeinträchtigungen ausgesetzt ist, kann sie sich an die oben genannte Meldestelle wenden, die jedem Hinweis nachgeht.

Meldungen werden grundsätzlich von der Abteilung Legal & Compliance der TDK Electronics AG in München bearbeitet, die als zentrale Meldestelle für sämtliche Beschwerden und Meldungen fungiert, unabhängig davon, auf welchem Weg sie gemeldet werden. 

Die Bearbeitung erfolgt durch den jeweils zuständigen Compliance-Mitarbeiter. Die mit der Bearbeitung von Meldungen betrauten Personen sind unparteiisch, unabhängig, nicht an Weisungen gebunden und zur Verschwiegenheit verpflichtet. Abhängig vom Gegenstand der Meldung können nach dem ‘Need-to-Know’-Prinzip ausgewählte Mitarbeiter der Fachabteilungen zur Beschaffung von Informationen und in die Sachverhaltsaufklärung einbezogen werden.

Jede eingehende Meldung wird ernst genommen. Es wird zunächst geprüft, ob die Meldung ausreichende Informationen enthält, um eine weitere Sachverhaltsaufklärung durchzuführen. Sollte die Einholung weiterer Informationen erforderlich sein, wird sich die Meldestelle mit der hinweisgebenden Person in Verbindung setzen, soweit eine Kontaktaufnahme möglich ist.